株式会社ひかり工務店

スケジュール登録は2週間先までが社内ルールです。

前回お話を伺ってから約2年。スタッフの人数も倍以上となり成長し続けるひかり工務店様。現在の様子を聞かせていただきました。

清水社長：私たちはスケジュール管理を中心に活用しています。チェックリストや工数管理も大事ですが、一番はお客様との打ち合わせに関係するスケジュール管理ですね。これを徹底しています。
お客さんとの打合せが2週間おきなので、それまでにしっかりと準備できる管理ツールとして活用しています。スケジュールについては、2週間先まで、できる限り埋めるように、という社内ルールがありまして。というのも、先々を見据えてしっかりとスケジューリングできていれば、不測の事態やイレギュラーが発生した際も、お客様や協力会社の皆さんに極力ご迷惑をかけずに対応できますので。何より、スタッフ自身の負担が軽減できるというメリットがあります。
ＣＲＭ：スケジュール管理の徹底となるとタイムマネージメントの考え方が必用かと思われますが、そのあたりはいかがですか？
清水社長：その通りです。もちろん最初からできていたわけではなくて。当初は○○邸〇〇様邸図面作成という予定で朝の9時から１８時までびゅーっと。みたいな(苦笑)
昔はいっぱいそういう予定の入れ方ばかりでしたよ。例えば、この図面作成って何の図面を描いているの？って聞いたら、「平面図です」「照明器具の見積を作ってます」「照明器具のプラン作ってます」ってどんどん出てくるんですよ。いうのは言うですが、ではそれぞれの仕事に何分かかるかを聞くと「うーん」としか返ってこない。それは、とりあえずその日に仕事が終わればいいかな、という感覚で仕事しているよね、と聞くとそうですと返ってくるんです。それはスケジュール管理ができているとは言えないよねっていう状態でした。
びゅーっとしか登録していないスケジュール管理の仕方だと、急きょ仕事が振られても受けてしまうんです。できると思っちゃうんですよね。
ところが、ちゃんと時間管理していて、見積作成に1時間半、パースに2時間とか見えていると、今日は仕事を受けられないと分かるようになります。依頼側にも、今日はちょっと無理ですって断れるんです。自分の本来の仕事を期限内に終わらせるということを目的に、すごく細かくスケジュールを付けるように伝えてます。
ＣＲＭ：スケジュールの登録の方法で独自の活用方法があると伺いました。
清水社長：上司が部下の仕事をチェックする時間を見えるように登録しておくという件ですね。これは、自分が依頼した業務内容をこの時間にチェックするという予定を登録しておき、時間が来たら伺いを立てるという社内ルールがあります。弊社では役職を問わず、フラットに「チェックは終わりましたか？」と確認できるようにしているので、役職の上下を問わず、スケジュール内でチェックを行う体制がわかるように徹底することで、仕事が滞割らないようにできる自助作用が働き、スムーズに機能しています。
ＣＲＭ：それはすごい。なかなかですね。それはきっと全体の計画で先が見えているから、自信をもってそう言えるんですね。
清水社長：そうですね！個々の作業は、最終的にはお客様とのやり取りにつながりますので、その意識を徹底できるように活用しています。