もう、情報がバラバラで困らない。BPMで業務管理を一本化する方法

「あの顧客情報、どこに入力したっけ?」「また同じことを別のツールに入力するの?」──そんな声が社内で聞こえてくること、ありませんか？
Googleカレンダー、Excel、個人のメモアプリ...。便利なツールは世の中に溢れていますが、それぞれが独立しているために、かえって情報管理が複雑になっている企業が少なくありません。
今回は、こうした「情報のバラバラ管理」による非効率を、BPM(ビジネスプロセス管理)ツールでどう解決できるのか、具体的にご紹介します。

よくある「情報管理の3大課題」

多くの企業が抱えている課題は、大きく分けて3つあります。

1. 情報が散らばっている 顧客情報はExcel、スケジュールはGoogleカレンダー、活動履歴はメールやチャットツール...。情報がどこにあるのか探すだけで時間がかかります。
2. データが紐づいていない それぞれのツールは独立しているため、同じ顧客の情報でも、カレンダー、Excel、メールそれぞれに別々に入力しなければなりません。
3. 共有が大変 上司に進捗を報告するとき、チームで情報を共有するとき、わざわざ資料を作り直したり、口頭で説明したりする手間が発生します。

これらの課題は、時間のムダを生むだけでなく、情報の抜け漏れやミスの原因にもなります。
BPMなら「一度の入力」で全てが連動する BPMツールの最大の特長は、一度入力すれば、必要な情報が自動的に各所に反映されることです。
例えば、営業担当者が日報を1回書くだけで、以下のことが同時に完了します。

• 顧客管理システムへの活動履歴の記録
• 案件の進捗状況の更新
• チーム全体への情報共有
• 上司への報告資料の自動作成

つまり、「入力は一回、活用は無限」。これまで何度も同じ情報を別のツールに入力していた手間が、一気に解消されるのです。

業種別:BPMで解決できること

【営業部門】入力一回で、履歴・進捗・アドバイスまで

営業担当者にとって、事務作業は本来の営業活動を圧迫する大きな負担です。BPMを導入すれば、日報を書くだけで顧客管理、進捗管理、履歴管理が同時に完了。営業担当者は商談や提案といった価値を生み出す活動に集中できます。
さらに、管理者はチーム全体の営業状況を一覧で把握し、各担当者の進捗や顧客の受注確度を見ながら、適切なタイミングで的確な指導ができます。データに基づく具体的なアドバイスにより、営業チーム全体のスキルレベルが底上げされ、属人的な営業から組織的な営業力への転換が実現します。

【工務・現場管理】全体把握・遅延防止・トラブル撲滅

複数の現場を同時に管理している場合、それぞれの進捗状況を把握するだけでも一苦労です。BPMなら、各現場の担当者が日報を書くだけで、全ての工事進捗が一覧表示されます。
工程表と日報が自動連動するため、予定より遅れそうな現場を即座に発見でき、早めの対策で納期遅延による信頼低下やトラブルを未然に防げます。情報が一元化されているからこそ、全体を俯瞰しながら的確な判断ができるのです。

【業務管理・顧客対応】新人でもベテラン級、辞めても情報残る

BPMに蓄積された過去の成功事例や対応方法の履歴があれば、新人でも先輩と同じレベルの仕事ができます。また、担当者が退職しても、その人の頭の中にあった大切な情報は会社の財産として残ります。
さらに、お客様との長期的なお付き合いの記録が全て残るため、20年先のメンテナンスやリフォーム提案も、過去の履歴を参照しながらスムーズに進められます。情報が会社に蓄積されることで、組織全体が強くなるのです。